Claudia Ortiz
Redacción Nova Et Vetera
Desde el año 2013 el área de Gestión Documental ha logrado impulsar la estrategia más digital, iniciando con la implementación del expediente académico electrónico a través del gestor documental, logrando la disminución del uso del papel. Del 2019 al 2022, esta estrategia se encuentra alineada con el eje de sostenibilidad y hábitat de la Ruta 2025.
La alineación entre Dirección de Proyección Social, Dirección de Tecnología Informática y Comunicaciones y la Dirección Jurídica de la Universidad, coinciden en que lograr una transformación y participación de todos, tanto de internos como de externos no es una labor fácil, ya que cambiar la manera en que se venían manejando la documentación resulta ser una adaptación compleja aunque la pandemia haya empezado a implementar estas adaptaciones tecnológicas pensando, además, en el impacto positivo que puede tener en el medio ambiente.
De esta manera, la Dirección Jurídica ha realizado grandes esfuerzos con el objetivo para que desde el área se disminuya la impresión de documentos tanto para lectura como para gestión de firmas, invitando a las áreas con las cuales interactúa a gestionar la firma de contratos, convenios y poderes de manera digital o a través de firmas electrónicas.
Este compromiso se destaca gracias al apoyo de aplicaciones para firmas como certicamaras, Adobesing y UR Legal, logrando la firma efectiva y de manera más ágil por parte de los clientes externos.
Ángela Rodríguez Villanueva, auxiliar Administrativo de la Dirección Jurídica de la Universidad del Rosario, explica que en este proceso aún existe cierta resistencia de algunas personas al dejar el papel, “particularmente en las personas mayores, no hay mucha confianza en la firma de documentos digitales, piensan que si no tiene una firma no tiene validez, pero afortunadamente les hemos dado el acompañamiento necesario al momento de realizar este procedimiento, mostrándoles las ventajas y sobre todo, darles la tranquilidad que es un documento que cumple con todos los requisitos legales”.
Algo en lo que coincide Sandra Cecilia Pulido Sánchez, Secretaria Académica de la Escuela de Medicina y Ciencias de la Salud, que señala que aún existen entidades nacionales, internacionales y traductores oficiales que exigen a los estudiantes y egresados, documentos de manera física en los que exigen firma a “puño y letra” del secretario académico, “igualmente muchas entidades hospitalarias no aceptan el carnet digital que la Universidad implementó a través de la App UR, así que también imprimimos un número importante de este documento de identificación”.
Por otra parte, es importante resaltar que la Universidad ha logrado ahorrar gracias a la digitalización de estos procesos. “El dinero que se recauda de la venta del papel es destinado al programa de Becas Sueño Ser, iniciativa a la que se han aportado 16 millones de pesos en el año 2020 y 5 millones en el año 2021”, de acuerdo con Katherine Rodríguez Rincón, profesional del área de Gestión Documental.
Es así como la Universidad viene implementando estrategias que no sólo contribuyen al ahorro de dinero, sino ahorro en tiempo para acceder a la consulta de documentos, el mejoramiento de procesos, solicitud de los elementos de papelería estrictamente necesarios, y por supuesto, a la sostenibilidad.
